Sébastien Soyez

Sébastien Soyez est un archiviste belge.

Biographie

Sébastien Soyez est titulaire d’une maîtrise en Histoire (1998) et d’une maîtrise spécialisé en Gestion de l’information et de la documentation (2000) à l’Université Libre de Bruxelles.

De 2000 à 2006, il s’occupe de la gestion et l’administration de programmes de recherche en nouvelles technologies de l’information pour la Politique scientifique fédérale belge. De 2006 à 2020, Sébastien Soyez est archiviste aux Archives de l’État en Belgique.

Il est membre de l’Association des Archivistes Francophones de Belgique (AAFB), administrateur et formateur pour le programme interuniversitaire DocSafe, et collaborateur scientifique au Centre de Recherche Information, Droit et Société (Crids) de l’Université de Namur.

Il fut collaborateur et promoteur des projets InterPARES-Trust (2013-2019), Hybrid Electronic Curation, Transformation & Organization of Records (HECTOR) (2014-2019) et Preserving Online Multiple Information : towards a Belgian strategy (PROMISE) (2017-2019).

Réflexions et recommandations sur le numérique

Sébastien Soyez et Marie Demoulin, de l'Université de Montréal, portent une réflexion sur l’authenticité des copies numériques.  Au niveau juridique et archivistique, les copies peuvent être contestées. Le support papier d’origine est important pour affirmer sans problème l’authenticité des documents. Les copies peuvent servir à la consultation en ligne ou comme sécurité pour éviter les détériorations. Le problème survient lorsque pour des raisons économiques les originaux sont détruits suite à la numérisation. Ils recommandent des cadres pour établir des procédures de numérisation afin de garantir l’authenticité des copies numériques.

Dans les actes de la Ve conférence du DLM-Forum, Sébastien Soyez fait des recommandations pour la sauvegarde des e-mails. Dans ce document, il est question des formats des e-mails, de la sélection des e-mails à archiver, des formats de conservation avec les métadonnées, des systèmes d’archivages électroniques. Il suggère que les institutions prennent le temps de définir des politiques et des procédures pour l’archivage des courriels.

Rédaction de directives

Il a rédigé pour les Archives générales du Royaume de Bruxelles deux manuels en 2009 :  Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques et Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Il y pose le contexte des archives numériques et propose des directives pour leur gestion.

Il a également participé à la rédaction de directives et outils de gestion dans le cadre du projet HECTOR.

La modernisation de la formation des archivistes

Sébastien Soyez et Marie Dumoulin prônent l’interdisciplinarité dans la formation des futurs archivistes. Selon eux, il faut préparer les archivistes à gérer les nouveaux supports de l’information qui sont numériques. Dans l’univers numérique, il est intéressant pour l’archiviste d’être dans le records management en se préoccupant des documents dès leur création. Les archivistes doivent avoir des bases en gestions pour être apte à gérer des projets avec d’autres professionnels. Des cours de droit des archives adaptés peuvent être un atout pour le domaine. Les technologies de l’information doivent être maitrisées par les futurs archivistes afin d’avoir un langage commun lors du travail d’équipe avec informaticiens. Bref, les archivistes doivent varier leurs compétences afin d’être en mesure de répondre à la nouvelle réalité de l’information.

La professeure Marie Demoulin et Sébastien Soyez ont présenté le programme de certificat DocSafe lors de la conférence DLM Forum à Lisbonne en 2014. La formation, offerte conjointement par l’Université de Namur, l’Université de Liège et les Archives de l’État en Belgique, vise à développer de nouvelles compétences et les rôles nécessaires à la modernisation du métier. Les trois catégories de compétences soulignées sont : les connaissances pertinentes relevant du droit légal, la gestion d’information numérique, et la gestion du changement.

Projets

Projet InterPARES

Soyez est collaborateur au projet InterPARES qui regroupe plusieurs pays. Il fut également organisateur de projets de recherche en 2013 et 2017. Ce projet veut rétablir la confiance du public dans la dimension numérique des organisations. Pour y arriver, le projet vise à développer des normes, des politiques, des stratégies et des plans d’actions pour la gestion des documents numériques.

Projet HECTOR

Lors de la conférence DLM Forum à Lisbonne en 2014, les professeurs Marie Demoulin , Seth Van Hooland (Université Libre de Bruxelles) et Cécile de Terwangne (Université de Namur), ainsi que Sébastien Soyez ont présenté le projet de recherche HECTOR. L’approche interdisciplinaire de l’étude combine les domaines du droit, des sciences de l’information et de l’archivistique, dans une perspective d’archives intégrées. Le projet HECTOR s’est déroulé de 2014 à 2019.

Ils constatent que les administrations doivent gérer à la fois des archives physiques, numérisées et numériques et ne possèdent pas une méthodologie appropriée pour les gérer conjointement. Leur étude vise à combler ce manque en proposant une méthodologie hybride pour la gestion des documents d’archives au sein de certaines administrations fédérales belges.

L’enquête procède par études de cas collaboratives de plusieurs administrations fédérales belges. Un compte-rendu de la première année de recherche est présenté dans la revue Pyramides du Centre d’Études et de Recherches en Administration publique. Les constats préliminaires sont l’insécurité juridique comme obstacle à la gestion des archives et un sentiment d’urgence chez les gestionnaires d’État.

Publications

• Managing electronic records across organizational boundaries: The experience of the Belgian federal government in automating investigation processes, 2017
• La gestion hybride des documents au sein des administrations fédérales belges sous la loupe du projet de recherche « HECTOR », 2016
• Défis et mutations : nouvelles compétences indispensables dans la formation archivistique belgev, 2015
• Law and Records Management in Archival Studies: New Skills for Digital Preservation, 2014
• Interdisciplinary Approach for Hybrid Records Management in Belgian Federal Administrations: The HECTOR Research Project, 2014
• L’authenticité, de l’original papier à la copie numérique ; Les enjeux juridiques et archivistiques de la numérisation, 2012
• La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles directions, 2008
• Directives pour la gestion et l'archivage numérique des documents bureautiques, 2008
• Directives pour la gestion et l'archivage numérique des e-mails, 2008

Bibliographie

• Audrey Lestage, La notion d’authenticité : étude, évolution et impact du numérique à travers les publications de l’Association des archivistes français (1990-2017) [en ligne]. Bénédicte Grailles (dir.), Master Archives. Angers, France : Université Angers, 2018.
• Laurence Maroye, Seth van Hooland, Fiona Aranguren Celorrio, Sébastien Soyez, Bénédicte Losdyck, Odile Vanreck et Cécile de Terwangne, « Managing electronic records across organizational boundaries: The experience of the Belgian federal government in automating investigation processes », Records Management Journal, 2017, vol. 27, n^o 1, p. 69‑83 (ISSN 0956-5698)

• Laurence Maroye, Fiona Aranguren Celorrio, Marie Demoulin, Cécile De Terwangne, Bénédicte Losdyck, Sébastien Soyez, Seth van Hooland and Odile Vanreck, « La gestion hybride des documents au sein des administrations fédérales belges sous la loupe du projet de recherche « HECTOR » », Pyramides, Revue du Centre d’Études et de Recherches en Administration publique, Bruxelles, 2016, vol. 26/27, p. 215‑230 [(fr) lire en ligne]
• Marie Demoulin, Seth Van Hooland, Sébastien Soyez et Cécile de Terwangne, « Interdisciplinary Approach for Hybrid Records Management in Belgian Federal Administrations: The HECTOR Research Project », VII^e conférence du DLM-Forum, Lisbonne, 2014.
• Marie Demoulin et Sébastien Soyez, « Law and Records Management in Archival Studies : New Skills for Digital Preservation », VII^e conférence du DLM-Forum, Lisbonne, 2014.
• Marie Demoulin et Sébastien Soyez, « L’authenticité, de l'original papier à la copie numérique : Les enjeux juridiques et archivistiques de la numérisation », dans The Memory of the World in the digital age: digitization and preservation; an international conference on permanent access to digital documentary heritage, Paris, UNESCO, 2013, p. 745-763
• Paul Servais et Françoise Mirguet (eds), Archivistes de 2030 : Réflexions prospectives, Louvain-la-Neuve, Publications des archives de l’Université catholique de Louvain, Academia-l’Harmattan, 2015, 427 p.
• Sébastien Soyez, « Défis et mutations : Nouvelles compétences indispensables dans la formation archivistique belge », Documentation et bibliothèques, 2015, vol. 61, n^o 2‑3, p. 125-128
• Sébastien Soyez, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques, Version 1.1, octobre 2009, Archives générales du Royaume, 64 p. (ISBN 978 90 5746 088 3)
• Sébastien Soyez, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails, Version 1.1, octobre 2009, Archives générales du Royaume, 69 p. (ISBN 978 90 5746 089 0)
• Sébastien Soyez, « La problématique de la sauvegarde numérique des e-mails en Belgique : directives et recommandations pour les administrations publiques », dans V^e conférence du DLM-Forum : La gestion de l’information et des archives électroniques en Europe : Réalisations et nouvelles directions, Toulouse, Direction des Archives de France, 2008, p.154-169

Voir aussi

Articles connexes

• Archives de l'État en Belgique
• Association des Archivistes Francophones de Belgique

Liens externes

• DocSafe : Certificat inter-universitaire en management de l’information numérique
• Archives de l'État en Belgique
• DLM Forum
• Projet Hector

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• Laurence Druez

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